Wir suchen einen engagierten, selbstbewussten Kanzleimanager (m/w/d), der mit einer klaren Persönlichkeit zum ersten Eindruck unseres Unternehmens am Standort Gelsenkirchen werden will. Als Kanzleimanager sind Sie eine wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens und tragen dazu bei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, die Fachteams bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen, vor allem aber die interne Standortorganisation zu übersehen und stets zu optimieren.   Aufgaben:

• Allgemeine Büroorganisation, inklusive Terminkoordination, Postbearbeitung und Telefondienst
• Begrüßung und Verabschiedung von Mandanten und Besuchern
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
• Verwaltung von internen und externen Kommunikationen sowie Korrespondenz
• Organisation von Meetings, Workshops und Events, einschließlich Einladungsmanagement und Raumreservierungen
• Datenmanagement und Pflege von internen Systemen und Datenbanken
• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und projektspezifischen Anforderungen
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office o.ä.) und DATEV-Anwendungen
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Routinierte Telefonkommunikation
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Adäquater Ausdruck in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Ein freundliches und offenes Arbeitsumfeld in einem innovativen Team
• Die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einzubringen und weiterzuentwickeln
• Vielfältige Aufgabenbereiche und die Chance, Verantwortung zu übernehmen
• Attraktive Vergütung und Benefits

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!